Мастерская принимает в ремонт различную технику и в различном состоянии. Поэтому важно учитывать все мелочи и подробности описания, чтобы не пропустить какие-то изъяны и не нести потом за них ответственность. Поэтому работа оператора может занимать определенное время на осмотр и фиксирование мелочей при приеме техники.

Для ускорения этого процесса программа автоматизации мастерской предлагает удобную электронную форму для оформления заказ-наряда – так называемое окно заказа, разделенное на три основных блока для указания своих реквизитов, клиента и его реквизитов, описания техники и ее повреждений с обязательным приложением фотографии.

Окно системы учета имеет несколько встроенных полей для заполнения, которые автоматически перенаправляют в нужные базы данных для выбора соответствующих вариантов или предоставляют выпадающие каталоги ответов для выбора нужного.

На основании этого заполненного окна система подготовить в автоматическом режиме различные документы, в том числе акт приема техники, счет на оплату, акт передачи техники клиенту, полный финансовый документооборот с контрагентами, накладные по приходу и расходу товаров, заявки на покупку очередной партии деталей. Т.е. один раз внеся данные в автоматизированную систему учета, можно больше о них не думать – это будет делать сама система.

Когда заказ-наряд оформлен, предоплата получена, технику отправляют в цех. Если работа сложная или срочная, программа может разбить ее по разным участкам цеха, составив общий план работ и определив каждому срок исполнения своего объема. При этом над планом она устанавливает контроль готовности, отражая его в истории заказа – специальной вкладке, где даны этапы работ и даты выполнения, поэтому всегда можно оперативно уточнить, у кого в настоящий момент находится техника, кто нарушает сроки, кто виновник брака, который может быть позже выявлен.

После завершения работы оператор может сам позвонить клиенту, чтобы уведомить его о готовности заказа, это может сделать и сама система, отправив sms-сообщение клиенту из базы и подготовленные ею документы по e-mail.

Программа составляет разнообразные отчеты, позволяя мастерской объективно оценивать свою работу. По каждому выполненному заказу она сформирует отчет, где перечислит все производственные операции, замененные детали и работников, сделавших эту замену, рассчитает его себестоимость и прибыль.